Osebni podatki

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti člane društva in druge osebe (v nadaljevanju: posamezniki), ki sodelujejo z društvom o namenih in pravnih podlagah, ukrepih za varnost podatkov ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naše društvo.

Osebne podatke obdelujemo skladno z Uredbo (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: »Splošna uredba«), veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in zasebnosti v elektronskih komunikacijah ter drugimi predpisi , ki urejajo varstvo osebnih podatkov. Pri obdelavi osebnih podatkov se naslanjamo na pravne temelje za zakonitost obdelave iz 6(1) člena Splošne uredbe in sicer: privolitev (a), izvajanje pogodbe (b)  in zakoniti interes (f).

Ta politika opisuje, za katere namene in na kakšen način obdelujemo osebne podatke, ki jih prejmemo od vas na podlagi pravnih podlag, opisanih v nadaljevanju.

1. Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov po tej politiki je:

DRUŠTVO E-MOBILNOST SLOVENIJA Društvo DEMS, Pokopališka pot 8, 1270 Litija, info@dems.si

2. Informacije o imenovanju pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov

Društvo ni imenovalo pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov v skladu s tolmačenjem 37. člena Splošne uredbe. Vsa vaša vprašanje in zadeve povezane z varstvo osebnih podatkov lahko posredujete na naslov elektronske pošte: info@dems.si

3. Nameni in pravne podlage obdelave osebnih podatkov

Namen obdelave podatkov in vrste osebnih podatkov

Vse osebne podatke, ki nam jih boste posredovali, bomo obravnavali zaupno in jih uporabili zgolj v namene, za katere ste jih posredovali. Če bo nastala potreba po nadaljnji obdelavi vaših podatkov za drug namen kot tistega za katerega je bil zbran, vas bomo o tem predhodno obvestili in vas zaprosili za vaše soglasje.

3.1. Včlanitev v Društvo/register članstva

Od vas bomo pridobili naslednje identifikacijske in kontaktne podatke: ime, priimek, naslov in kontaktne podatke (telefon in e-naslov), datum včlanitve v društvo, datum potrditve s strani upravnega odbora.

Tako zbrane podatke bomo hranili dokler boste imeli status člana društva oz. dokler bi lahko prišlo do sprožitve postopkov povezanih s plačevanjem članarine in članstvom v društvu ali daljši čas hrambe zaradi spora v zvezi s pogodbo.

3.2. Podatki povezani s plačevanjem članarine

Zaradi spremljanja plačevanja letne članarine članov društva obdelujemo še naslednje osebne podatke: datum plačila članarine, izpisek oz. potrdilo o vplačilo članarine

Tako zbrane podatke bomo hranili dokler boste imeli status člana društva oz. dokler bi lahko prišlo do sprožitve postopkov povezanih s plačevanjem članarine in članstvom v društvu ali daljši čas hrambe zaradi spora v zvezi s pogodbo.

3.3. Obveščanje o dogajanju v društvu

Ob vaši privolitvi bomo kontaktne podatke uporabili tudi za pošiljanje opomnikov in napovednikov o dogodkih povezanih z delovanjem društva.

Na nekaterih dogodkih društva vas bomo zaprosili za vpis osnovnih osebnih podatkov na prezenčnih listah/listah prisotnosti, ki jih bomo uporabljali le za namene izvedbe zbora članov in strokovnega srečanja.

Tako zbrane podatke bomo hranili še 6 mesecev po končanem dogodku.

3.4. Skupina na platformi Viber

V okviru dejavnosti društva imamo vzpostavljeno zaprto skupino na platformi Viber. Član skupine lahko postane na osnovi vabila obstoječega člana skupine. Osebni podatek na osnovi katerega se člana društva povabi v skupino je njegova tel. številka. 

Članstvo v Viber skupini ni obligatorno. Član skupine se morajo strinjati s splošnimi pogoji in politiko zasebnosti družbe Viber, da lahko uporabljajo to platformo.

Osebni podatki zbrani na ta način se hranijo dokler je posameznik član te Viber skupine.

3.5. Uporaba slikovnega in video gradiva

V okviru dejavnosti društva zbiramo in obdelujemo naslednje slikovno in zvočno gradivo:

fotografije in avdio-video posnetke nastale pri dogodkih, ki jih organizira društvo. To gradivo bomo objavljali na spletnih straneh društva.

Če ne želite, da se pojavljate v takšnem gradivu vas prosimo, da nam posredujete vašo prepoved objavljanja.

Gradivo bo objavljeno trajno.

Za potrebe obveščanje o dogodkih, ki jih organizira društvo uporabljamo Google koledar, kamor se na podlagi elektronskega naslova iz registra članov obvestijo vsi člani.

Za potrebe obveščanja članov o neplačani članarini se uporabi lista elektronski naslov iz registra, ob tem se uporabi opcija SKP (skrita kopija).

3.6. Spletne strani

Želeli bi izboljšati vašo uporabniško izkušnjo, zato poskušamo razumeti vašo uporabo naših spletnih strani, storitev ali orodij. V ta namen uporabljamo bodisi interna, bodisi zunanja orodja za analizo uporabe aplikacij in uporabniške izkušnje.

Pri internih orodjih se ob tem naslanjamo na pravno podlago našega zakonitega interesa, pri analitičnih orodjih tretjih ponudnikov pa vas bomo pred uporabo prosili za vašo privolitev posredovanja podatkov tem orodjem.

Za analitično obdelavo bomo vaše osebne podatke hranili še največ dve leti po preteku koledarskega leta v katerem so nastali oziroma do preklica privolitve.

3.6.2.  Piškotki

V zakonskem smislu so piškotki katerikoli podatek, ki se shrani na vaši terminalski opremi in ga kot ponudnik internetnih storitev potrebujemo za zagotavljanje delovanja naših storitev.

Največkrat piškotke uporabljamo za preverjanje in vzdrževanje vaše prijave ter shranjevanje vaših nastavitev ali preferenc, ali internega zagotavljanja analitike in varnosti. Takih piškotkov ne morete izključiti in so nujni za delovanje naših storitev, zato je njihova uporaba pogodbeno pogojena.

Dodatno in ob vaši predhodni privolitvi lahko piškotke uporabljamo tudi za namene analitike uporabe spletišč, povezave z družbenimi omrežji ali zagotavljanje dodatnih funkcionalnosti. S pomočjo teh piškotkov ocenjujemo učinkovitost zasnove naših rešitev in vam omogočamo kar najboljšo uporabniško izkušnjo.

Več o konkretnih piškotkih vas obvestimo na vsaki spletni strani, ki uporablja piškotke, kjer vas bomo prosili tudi za morebitno privolitev.

4. Hramba in izbris osebnih podatkov

Vaše osebne podatke bomo obdelovali le toliko časa, kolikor bo potrebno za uresničitev namena, zaradi katerih so bili osebni podatki zbrani in obdelovani.

Osebne podatke, ki jih potrebujemo za izvajanje pogodbe bomo hranili toliko časa, kolikor je potrebno za izvršitev pogodbe in še pet let po zaključku koledarskega leta, v katerem je prenehala pogodba, razen v primeru, ko bi bil potreben daljši čas hrambe zaradi spora v zvezi s pogodbo.

Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi osebne privolitve ali zakonitega interesa bomo hranili še največ pet let po datumu začetka zbiranja.

Izjemoma lahko zavrnemo zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe (EU), kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov.

Po preteku obdobja hrambe bomo osebne podatke učinkovito in trajno izbrisali ali anonimizirali, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

5. Pogodbena obdelava in iznos osebnih podatkov

Za nekatere storitvi bomo vaše osebne podatke lahko posredovali tudi morebitnim partnerjem v projektih – pogodbenim obdelovalcem, nadzornim organom ter državnim ali drugim uradnim organom , kadar je takšno posredovanje zahtevano in utemeljeno z veljavno zakonodajo ali na podlagi zahteve sodne veje oblasti. V nobenem primeru pa vaših osebnih podatkov ne bomo posredovali tretjim nepooblaščenim osebam.

Za objavo na socialnih omrežjih lahko vaše osebne podatke posredujemo tudi v tretjo državo (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora) in sicer v ZDA. (Razmerja s pogodbenimi obdelovalci, soupravljavci ali upravljavci v teh državah urejamo s tipskimi pogodbami, ki jih je sprejela Komisija (EU).)

6. Skrb za varnost in točnost podatkov

Kot upravljavec skrbimo za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme).

Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave.

Kot posameznik ste sami odgovorni, da nam svoje osebne podatke posredujete varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Tudi mi se bomo kot upravljavec trudili, da bodo osebni podatki, ki jih obdelujemo, točni in po potrebi ažurirani. Zato se občasno lahko zgodi, da se na vas obrnemo za potrditev točnosti obdelovanih osebnih podatkov.

7. Vaše pravice v povezavi z osebnimi podatki

V skladu s Splošno uredbo (EU) imate kot posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

• zahtevate lahko informacije o tem, ali obdelujemo vaše osebne podatke in, če je tako, katere podatke obdelujemo ter na kakšni podlagi jih obdelujemo in zakaj jih uporabljamo;
• zahtevate lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar vam omogoča, da prejmete kopijo osebnih podatkov, ki jih obdelujemo ter preverite, ali jih obdelujemo zakonito;
• zahtevate lahko popravke svojih osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov;
• zahtevate lahko izbris svojih osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavljate svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave;
• ugovarjate lahko nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se organizacija sklicuje na zakoniti interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani z vašim posebnim položajem; kadarkoli imate pravico ugovarjati, če obdelujemo osebne podatke za namene neposrednega trženja;
• zahtevate lahko omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov, če npr. želite, da ugotovimo točnost ali da se preverijo razlogi za nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov;
• za podatke obdelovane na podlagi pogodbe ali privolitve lahko zahtevate prenos svojih osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo;
• prekličete lahko privolitev oziroma soglasje, ki ste ga podali za zbiranje, obdelavo in prenos svojih osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da ste umaknili svojo privolitev, bomo prenehali obdelovati osebne podatke za prvotni namen, razen če imamo drugo zakonito pravno podlago za izvajanje obdelave.

Če želite uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, lahko pošljete zahtevek po elektronski pošti na info@dems.si  ali z redno pošto na naš naslov. Na zahtevo, ki se nanaša na pravice posameznika, bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru, da bi se ta rok ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, podaljšal (za največ dva dodatna meseca), boste o tem obveščeni. Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za posameznika brezplačno, vendar pa vam lahko zaračunamo razumno plačilo, v kolikor je vaša zahteva pretirana, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko vašo zahtevo tudi zavrnemo. V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bomo morebiti morali od vas zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi vaše identitete, kar je varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se vaši osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Kadarkoli, še posebej pa če bi se vam zdelo, da naše izvrševanje vaših pravic iz varstva osebnih podatkov ni ustrezno, se lahko obrnete tudi na našo pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov na naslov info@dems.si .

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova, oziroma v primeru, da menite, da so vam pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrnete na nadzorni organ, ki je v Sloveniji Informacijski pooblaščenec, Dunajska 22, 1000 Ljubljana, https://www.ip-rs.si/ .

Če imate kakršnakoli dodatna vprašanja v zvezi z našo obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko kadarkoli obrnete na nas preko e-pošte na info@dems.si ali z redno pošto na naš naslov.

8. Spremembe politike

Trudimo se, da je ta politika vedno v skladu z zakonodajo in našim resničnim delovanjem na področju obdelav osebnih podatkov. Zato bomo to politiko občasno spreminjali in objavili na tej spletni strani.

Zadnja potrditev spremenjene politike: 6. marec 2023